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中煤集團督辦管理系統助力集團打造卓越執行力

作者:李澤施 來源:慧點科技 時間:2014-07-07

項目背景

    中國中煤能源集團有限公司(簡稱中煤集團)是國務院國資委管理的國有重點骨干企業,主要從事煤炭生產貿易、煤化工、坑口發電、煤礦建設、煤機制造以及相關工程技術服務等。中煤集團是中國大型煤炭生產企業,現有煤礦46座,總產能2.39億噸,礦區主要分布在山西、江蘇、黑龍江、陜西、內蒙古和新疆等省、自治區;擁有洗煤廠28座,洗選能力2.53億噸。

    近年來,中煤集團堅持以科學發展觀為指導,秉承以市場為導向、以客戶為中心的經營理念,堅持生產規模化、技術裝備現代化、隊伍專業化、管理手段信息化的“四化”方向,遵循高起點、高目標、高質量、高效率、高效益“五高”原則,整合內外部資源,優化產業布局,調整產業產品結構,轉變經濟發展方式,新基地新項目建設成效顯現,煤炭產銷量持續增長,利潤總額位居中央企業前列,加快建設具有國際競爭力的世界一流能源企業集團。

    中煤集團始終重視企業執行力的建設。集團公司年度/季度工作會、總經理辦公會、黨政領導聯席會在內的重要會議決策、領導批辦交辦的重要事項以及部門工作綱要等督辦事項的辦理,作為企業執行力的重要體現,一直是中煤集團關注的關鍵管理業務。通過管理積累,中煤集團已形成了一系列的督辦管理制度,但隨著集團精細化管理的推進、管理信息化的發展,依靠傳統的督辦方式和工作手段(紙制文件、電話、郵件、Excel等)進行核心事項的督辦,已經難以滿足實時、全面、體系化的督辦管理要求:

    1、 傳統方式下,企業決策者和辦公室領導想要快速定位、查詢、獲取督辦進展,只能通過詢問或上會,難以實時了解;

    2、 督辦事項所涉及的業務范疇越來越廣泛,如何將來源多樣、啟動時間不同、持續周期不同、涉及部門不同的各類督辦事項進行有效、實時的統籌與管控,成為企業督辦業務研究的重要難題;

    3、 督辦進展收集、報告整理、督辦效能數據統計與公示等也較為費時,靠手工在Excel上記錄不僅繁瑣,還可能出現遺漏,想要整理統計一個或多個、一類或多類事項的辦理情況或歷史信息更需要投入大量的工作,難以快速支持領導決策和管理優化。

    為了進一步提升集團督辦業務管理效率與質量、進一步保障執行力,中煤集團選定了北京慧點科技有限公司的決議督辦管理系統來固化督辦核心管理業務,實現督辦業務的全生命周期管理。

解決方案

    經過實際業務調研,慧點科技業務專家團隊與中煤集團一起就督辦管理系統建設方案進行了規劃,最終確定了基于統一開發平臺Indi.Platform能力來建設督辦管理系統的建設思路,通過與OA系統進行集成,實現統一管理、快捷操作。

中煤集團督辦管理系統功能架構圖

    中煤集團督辦管理系統功能架構圖

    通過督辦管理系統建設,中煤集團建立起了集中、高效的督辦工作平臺,實現了督辦工作任務分解、下達、提醒、跟蹤、反饋、報告、統計和分析在內的全程網上運行,并可支持督辦事項任務的同步推送,辦理情況實時查看、標識提示、催辦提醒,督辦過程及時溝通協作、反饋情況、跟蹤監控,形成了對督辦業務的閉環式管理。主要包括:

     督辦管理

    系統實現了集團年度和季度工作會、總經理辦公會、黨政領導聯席會在內的重要會議決策、領導批辦交辦的重要工作、以及部門工作綱要等重大督辦事項的逐級分解下達、協作溝通、催督辦、執行反饋與確認、統計分析與報告、決策支持等全生命周期管理,并借助豐富的提醒機制實現自動的延期、事前提醒,以保證督辦事項的高效、科學、規范辦理。

     管理視圖

    系統向各級用戶提供個人任務中心,并向決策層、管理層及執行層提供了統一、體系化、關聯化的督辦管理視圖,實現對各督辦事項的快速定位與管理。

     協作溝通

    督辦任務發起過程中,督辦管理員和督辦事項承辦部門、承辦部門和協辦部門、承辦部門和分管負責人、具體承辦人員之間均可以通過系統進行協作溝通,針對督辦事項發起線上討論,進行即時溝通交流。

     進展跟蹤

    系統會自動統計、匯總各類督辦事項的實時進展,并以動態進展更新表的形式向決策者、管理者展示督辦事項的實時進展,以便隨時跟進與確認。同時進展報告自動將異常情況標識,以便快速處理。

     執行報告

    督辦事項辦結后,系統將自動生成督辦執行報告,包括督辦事項的過程數據記錄、督辦成果物的匯總等內容,并能夠通過督辦工作可視化視圖、統計分析等相關輔助功能進行展示。

     效能統計

    系統實現了按部門、按集團的詳細督辦事項辦理效能統計數據,并以圖表的形式展現,在幫助管理者進行管理外,還大大提升了督辦事項的業務水平。

     與OA集成

    系統通過與OA系統無縫集成,實現了組織、用戶的同步。同時實現了待辦在OA的統一展示,保證了操作體驗的一致性,減少了系統學習成本與運維成本,提升了用戶滿意度。

客戶收益

    中煤集團督辦管理系統建設應用,讓企業決策者更真實、實時地了解督辦事項進展,讓管理者更快速、全面地掌握了督辦事項情況,讓執行者更便捷、高效地開展督辦事項辦理,真正提升了工作效率,改善了督辦事項執行與控制,加強了督辦事項監控力度,深化了溝通協作與反饋機制,有效提升了企業執行效能。

    1、 保障執行力:通過對重點工作、會議決議、領導交辦等重點任務督辦的固化,提升企業執行力,保障事項高效落實,促進企業管理提升;

    2、 提升效率:提升督辦事項下達、執行、反饋與管理效率,提升報告整理發送效率;

    3、 節省成本:節省督辦事項傳遞、溝通、反饋的時間資源成本;

    4、 體系統籌:實現對重點工作、會議決議及各類督辦事項的體系化管理統籌;

    5、 強化監控:強化督辦事項的體系化監控、自動預警、自動提醒;

    6、 加強協同:加強管理者與執行者、執行者與執行者之間的工作協同,避免因職級不對等而影響督辦成效;

    7、 科學決策:通過與OA系統的融合,提供督辦及執行的監控與決策統計數據,建設統一的呈現平臺,推進科學決策。

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