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督辦與限時辦結的管理創新——山東能源集團督辦管理系統

作者:呂兆海 來源:慧點科技 時間:2014-07-07

用戶背景

    山東能源集團是山東省屬國有獨資公司,注冊資本100億元,下轄六個礦業集團、兩個區域公司、兩個物流公司、一個財務公司和技術研發、信息中心等四個直屬機構,員工20多萬人。權屬企業分布在山東、山西、陜西、內蒙古、新疆、貴州等十多個省(自治區)及加拿大、澳大利亞等國家和地區。是世界500強企業。

    山東能源集團堅持以煤為基礎、適度多元,規模增長與價值增長并重、產業運營與資本運營并舉、傳統能源與新型能源并行的方針,力爭到“十二五”末實現主要經濟指標翻一番,主營業務收入達到2700億元,利潤總額270億元,煤炭產量2億噸,打造現代化、國際化的卓越能源企業。

用戶需求

    隨著集團業務的快速發展及企業規模不斷壯大,山東能源集團將提升企業的科學、快速決策能力,改善企業戰略執行力,加強決策執行與反饋,深化執行跟蹤監控,文件限時辦結定位為影響企業發展的關鍵因素。為了能改善督辦業務現狀,集團在企業內部建立了議題會議管理、督辦管理、限時辦結管理制度,并與績效考核進行關聯,但督辦管理仍缺乏有效的工具支撐。目前,企業對重要會議組織以及督辦事項的分解、下達、執行跟蹤,多采用郵件、電話等傳統方式進行,缺乏專業的工具支撐。人工記錄方式,不僅繁瑣、占用時間,更不利于決策層與管理層實時、全面、客觀地掌握各重大事項的執行情況。

    因此,山東能源集團選擇慧點科技決議督辦管理產品,為其固化會議議題管理及督辦管理的管控要求,并與OA做完美集成,實現一體化管控工具。

項目建設內容

    山東能源集團網上督辦管理系統主要實現了以下功能:

    議題管理

    系統實現對議題提案、提案審批、議題清單、會議管理及議題管理的固化,并通過與OA公文管理、會議管理等模塊的集成,實現對公文提案的自動化關聯、決策會議發起與議題的自動關聯推送等,全面提升管控效率。

    督辦全過程管理

    實現對會議及領導交辦等督辦事項的逐級分解下達、協作溝通、催督辦、執行反饋與確認評價、統計分析與報告、決策支持等整個生命周期的業務管理;并固化延期、變更等特殊業務處理機制。

    限時辦結

    根據管理要求,實現對文件限時辦結的固化,提升文件辦理效率。

    督辦事項統一視圖及個人任務中心

    向決策層、管理層及執行層提供個性化的督辦事項執行情況統一視圖,實現對事項的實時反饋與跟蹤;向各用戶提供集成化的個人任務中心,集成化任務及操作,提升便捷性。

    督辦執行三級預警

    系統固化督辦事項三級預警機制,根據督辦事項的日期要求,能夠在任務開始前或任務快到期前等自動發起提醒,能夠在任務延期時自動發起預警,能夠針對常規性工作定期發起提醒,從而保障重要工作任務的高效執行。

    提升報告制定效率

    通過信息化手段實現定期、不定期的按模板的督辦事項執行報告、執行清單等自動生成管理,提升效率。

    過程文件的自動存檔

    系統能夠自動將議題、會議及督辦事項相關成果、過程記錄等存檔。

    用戶會議、督辦事項日程的自動維護

    系統能夠自動匯集用戶相關的會議、督辦事項工作日程,以日程的形式向用戶展示,從而便于用戶實時、便捷地掌握自己本周、本日相關工作,提升工作效率。

    與OA集成實現工作推送

    系統能夠實現與OA的無縫集成,實現用戶及組織機構的自動同步;保障操作習慣的繼承,能夠實現待辦與提醒的推送與集成,系統的單點登陸等,提升系統價值。

系統應用效果

    通過網上督辦管理系統的實施,山東能源集團梳理出清晰的相關業務流程,建立了智能化業務辦理機制,包括:

    1、建立了智能化議案提案、提案預審、議案管理及上會討論等議案管理業務;

    2、建立了智能化決議紀要、公文事項等重點工作任務;

    3、建立了部門工作任務分解下達、協作溝通、執行反饋、跟蹤監控、點評確認、評價分析等重點工作督辦管理業務;

    4、建立了智能化限時辦結管理與提醒機制。

    網上督辦管理系統為助力山東能源集團優化企業決策過程、提升了決策效率、改善重點工作任務執行與控制過程、提升監控力度、加強跟蹤反饋、深化協作溝通、打通辦文辦事管控、有效支持企業決策,提升企業執行力發揮出重要作用,已成為山東能源集團的核心管理應用。

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