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浙江移動內控管理系統

作者: 來源: 時間:2011-07-28

【項目背景】

    浙江移動是中國移動(香港)有限公司的全資內地運營子公司。作為在美上市企業,為滿足監管環境和公司發展的要求,特別是遵從《薩班斯法案》相關條款以達到對公司內部控制記錄、評測、審計、報告、披露和歸檔等方面的要求,以及支撐集團公司目前正在推進的核心流程審計工作,浙江移動積極開展“SOX內控遵循項目(以下簡稱SOX工作)”。該項工作不僅要及時(更新)準確(描述)、充分反映公司“內控手冊”的架構和內容,實現和發揮“內控手冊”在公司內部控制體系建設和運行期間的長效指導作用;同時,也希望借此建立以風險管理為核心的內部控制體系,完善公司審計監督機制,實現對公司業務流程的高效管理,全面提升公司管理水平。

    浙江移動項目組在06年的SOX工作中,順利通過集團公司、KPMG的薩班斯檢查。但同時,在以后年度持續開展SOX工作時也面臨著更大的問題和困難:

·  工作量大

    控制點點多面廣,數量大,涉及人員多;測試工作面臨人力、物力等資源壓力

·  標準不統一

    經營模式變化導致控制點動態化,手冊、矩陣維護不及時;測試工作中存在判斷標準的不統一

·  監管滯后

    測試工作與正常工作沖突;通過測試只能達到事后監督

    浙江移動為此進行了大膽探索和有益的嘗試,從內部控制日常化、內控控制IT化兩個方面入手,通過打造一個高質量、高效率的內控管理信息系統平臺,來實現省、市、縣統一高效的內控工作支撐管理,自動化的完成內部控制文檔、測試(自測、質檢、檢測等)、歸檔管理等工作,提升工作效率,降低手工出錯概率以及人工干預的溝通協調工作量,從而降低法案遵從和內部控制管理的成本。

【項目內容】

    浙江移動的內控管理系統是在一個統一的信息平臺中增加內控管理應用功能模塊,以實現相關部門應對SOX法案的內控管理要求,建設常態化內部控制運行體系。

    浙江移動內控管理系統主要包括自測、檢測(質檢、檢測專家)、迎審、文檔維護及管理、統計分析等五大模塊,各模塊主要功能及特點如下:

·  自測模塊:

    按照年初制定的測試計劃,依托最新的控制矩陣和標準化的測試方法及測試步驟,責任部門定期對控制點的執行情況進行回顧和檢查,確保公司的實際工作流程和控制點要求保持一致,是控制點責任部門“自我保健”的過程,也是推動責任部門內控工作常態化的重要手段。

·  質檢模塊:

    利用系統對平級部門或下級部門的內控執行情況進行評價。各測試單元應統一測試標準,確保測試質量能夠符合測試要求。模仿06年集團公司檢測的模式,將測試流程固化到系統。在功能上和自測模塊的區別在于增加了質檢環節。

·  迎審模塊:

    該模塊主要是為集團內審部、外部審計人員提供查看公司內控執行和內控測試情況的接口。模塊應對原先控制和執行的數據進行分類整理并設置分級查看權限,確保查看的人能看到合適的內控數據。同時,測試員可以提出需進一步查看樣本的要求,通過系統由責任部門遞交。

·  檢測專家系統

    通過相關聯控制點之間的縱向穿越、省市聯動、橫向比對、邏輯對照、流程與科目的匹配性、流程與會計報表科目匹配等方法,測試一個事件或工作過程是否滿足所有相關的所有控制點的要求。 

·  文檔維護及管理

    公司內控文檔的管理和維護,包括對浙江移動的內控手冊、控制矩陣、控制簡表等文擋的維護和管理;測試步驟的維護和管理;審計路徑的管理和維護。

·  統計分析模塊

    依據不同的組織單位匯總統計出各種內控報表,輸出管理層報告。各級領導、部門負責人和相關人員登陸系統,根據組織結構和權限分配的范圍,查看到不同層級業務單位的內控執行情況整體視圖和具體信息。

 

【系統價值】

    借助內控管理IT系統,浙江移動在開展07年度“SOX內控遵循項目”的過程中,高質、高效的完成了境外SOX法案、集團公司及省公司的高標準嚴要求;同時,在中國移動省級公司的內控常態化探索方面也積累了寶貴的經驗。內控管理系統的價值集中體現在:

·  提高了全省內控測試工作的效率

·  提高了全省內控工作的質量

·  減少了業務部門人員與日常工作的沖突

·  實現了省-地市-縣各層級的常態化內控

·  提高了公司全員對內控的認識和參與程度

·  解決了內控文檔的時效問題——及時更新、準確描述

·  解決了內控測試的質量和效率問題——計劃性、標準化、智能化、實時性

·  解決了內控報告的及時和準確問題——自動化

·  解決了整改的跟蹤問題——計劃性、交互式

 

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