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因公出國(境)管理系統

系統背景

    隨著“一帶一路”國家戰略的推進實施以及我國開放型經濟的深入發展,中國企業的海外經營活動迎來了更多機遇。企業跨國商務往來愈加頻繁,因公出國(境)和來華人員不斷增多,對企業外事管理工作帶來了挑戰。

    作為企業外事管理的重要組成部分,出國(境)管理業務是企業實現國際化戰略的重要保障。但在傳統方式下,國內央企、國企、大型集團企業的出國(境)管理工作常面臨:辦理程序復雜繁瑣,牽涉部門眾多,集團下屬企業跨地域、數據不能共享,因公出國團組和人數眾多,主管部門工作量大等現實問題。如果不能規范管理、科學管控外事工作,不僅耽誤企業商務運營,更可能帶來更大的負面影響。

    在信息化發展成熟的當下,企業利用IT手段來建立、健全企業的外事管理體系,可以規范和加強管理,提高出國(境)業務辦理效率及管理水平,更為企業拓展海外商務、提升國際競爭力提供了一個重要支撐工具,勢在必行。

監管要求

    近年來,黨中央、國務院對黨政干部因公出國(境)問題高度重視,先后出臺一系列規定和辦法,對因公出國(境)管理工作提出明確要求。

慧點科技因公出國(境)管理系統-監管要求

系統簡介

    慧點科技因公出國(境)管理系統是慧點科技依據對眾多大型集團企業外事管理業務研究和信息化經驗,基于“服務化”和“協同化”的設計理念打造的企業外事管理平臺。系統幫助企業建立和固化了一套規范化、全生命周期的因公出國(境)管理機制,并完整貫穿于整個出國(境)業務管理流程,實現了外事信息門戶、因公出國計劃管理、出國業務審批、外國人來華邀請函管理、證件管理的電子化操作,支持便捷查詢統計與監控提醒,還可與外部接口集成實現生物信息采集、授權公網自動上報等,為企業員工和外事主管部門提供了高效、暢通、便捷的因公出國(境)業務辦理通道, 提升企業外事工作效率及管理水平。

慧點科技因公出國(境)管理系統功能架構圖
慧點科技因公出國(境)管理系統功能架構

系統功能

    ● 信息門戶

    信息門戶包含了通知公告、外事動態、外事服務、網上問答、相關鏈接等信息發布功能。同時作為辦公區的入口,提供了用戶有關的待辦事宜、監控提醒等信息,使用戶可以方便地了解外事工作的當前狀態及各項辦事流程。

    ● 因公出國(境)計劃管理

    因公出國(境)計劃管理模塊是系統的重要組成部分,實現對各級企業年度出國計劃的上報、審批和數據匯總;并與出國審批相關聯,判斷申請出國(境)批次是否在計劃內,輔助領導決策。

    ● 因公出國(境)管理

    因公出國(境)管理模塊提供對因公出國(境)個人或團組手續辦理的全程電子化管理,包括因公出國團組登記、任務批件生成、護照辦理、簽證辦理等相關事宜,并將申請信息上報至外交部,完成團組護照、簽證辦理信息的上報工作。

    ● 外國人來華邀請函管理

    外國人來華邀請函管理模塊是對邀請外國相關業務人員來華的過程進行管理,系統提供邀請函申請、流程審批、審批處理過程歷史查看等操作,支持被邀請人信息導入和按照格式要求在線生成、打印邀請函。

    ● 證件管理

    證件管理模塊實現了對集團總部與下級申報企業的因公證件(護照、通行證等)的統一管理,包括因公證件的有效期、借出/歸還、注銷管理和催交提醒等,可支持批量借出/歸還,減少人工管理的工作量,提高辦事效率。

    ● 監控提醒

    系統能夠對因公證件有效期進行到期監控提醒,對申報與計劃不吻合、人員出訪頻次超限定、證件逾期未歸還等違規行為提供分級警告。通過與郵件、短信平臺集成,自動將預警信息發送給外事業務負責人及相關用戶,實現智能化管理。

    ● 查詢統計

    系統提供快速準確、種類多樣的復合查詢統計功能和外交部制定的標準報表模板,企業可根據管理要求,統計生成上報外交部的標準報表,以及上報集團總部、日常工作(護照類、簽證類、出境證明類、邀請外國人來華等)所需的信息數據,支撐決策和管理提升。

    ● 系統管理

    系統實現對基礎資料數據的處理、數據字典、報告模板的維護,以及對下屬企業的多級用戶管理、審批管理和業務分級管理等。

    ● 應用集成

    系統提供了良好的兼容性和擴展性。可根據企業的實際業務需要,對模塊進行定制開發,并與指紋采集儀、簽名版、身份證閱讀器、掃描儀等外接設備進行應用集成,達成數據互通;還可與外部接口對接,實現授權公網自動上報等自動化管理。

系統價值

慧點科技因公出國(境)管理系統價值


平臺支撐

  慧點科技因公出國(境)管理系統采用Indi.Platform平臺,提供強大的底層架構。 Indi.Platform是慧點各類應用產品的基礎和平臺,是以IBM Domino平臺為底層架構,Domino的功能強大,界面豐富,主要用于輔助多人協同工作,從而突破平臺、技術、組織和地理上的限制,充分實現信息與技術方面的共享。該軟件目前在企業級基礎通信、辦公自動化和信息發布等領域已取得領導地位,在國內企事業單位中得到了廣泛應用。慧點科技作為IBM大中華區的長期重要合作伙伴,與IBM攜手共同服務了上千家中國的大型集團企業在內的央企、國企。

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